amalan persekitaran berkualit 5S, Bahagian Akaun, KPM.. Mari melawat meja saya dan kawasan sekeliling..

Salam...

Pada 31 Oktober 2011 lepas, Bahagian Akaun KPM telah di iktiraf sebagai jabatan yang mengamalkan 5S.

Makna bagi Akronim 5S ialah

S1- Sisih

S2- Susun

S3- Sapu

S4- Seragam

S5- Sentiasa Amal

     Proses untuk mendapatkan 5S ni bukan mudah namun tak mustahil. Kami mengambil masa lebih kurang setahun untuk betul-betul layak di beri beri iktiraf 5S. Proses yang saya rasakan paling sukar ialah proses S1 iaitu proses menyisih.. Terlalu banyak barang dan dokumen yang dirasakan perlu disimpan sedangkan ia sudah layak disisih.. Sehinggakan kerja menyisih perlu dilakukan berulang kali agar dokumen dan barang-barang yang benar-benar perlu sahaja yang disimpan..

     Proses S2 juga tak kurang mencabar.. Di sini jawatankuasa yang berkaitan perlu sama-sama berbincang dan "braistorming" untuk mendapatkan kaedah menyusun yang sesuai mengikut keperluan kerja dan jabatan.. Setiap jabatan mempunyai kaedah menyusun yang berbeza. Tiada undang-undang atau garis panduan yang tepat mengenai kaedah menyusun ini kerana penyimpanan dokumen dan barang-barang setiap jabatan adalah berlainan.. Maka, terpulang kepada jawatankuasa masing-masing untuk memutuskan cara mana yang paling sesuai digunakan.

      S3- Sapu. Setelah kerja-kerja sisih dan susun dilakukan, semua sampah, habuk dan bahan buangan perlu di sapu dari pejabat itu.. Ini lebih banyak melibatkan tugas pegawai aset.. Kami banyak melupuskan komputer rosak, almari rosak, meja rosak, dokumen yang tidak aktif dan perlu dilupuskan. Di peringkat ini, pegawai aset perlu bertindak proaktif untuk memastikan tiada lambakan barang-barang rosak dan tidak berguna di pejabat. Proses melupuskan pun perlu mengikut prosedur dan pekeliling yang telah ditetapkan dan direkodkan dengan betul.

     Bagi peringkat S4 iaitu Seragam, mesyuarat jawatankuasa induk perlu bertindak agar setiap zon mempunyai aturcara 5S yang seragam. Contohnya menyeragamkan kaedah penyimpanan fail dan surat. Di setiap zon juga, setiap individu perlu menyeragamkan kedudukan meja dan peralatan pejabat. Kesepakatan perlu diambil agar keputusan dapat dibuat dan mendapat keputusan yang dipersutujui ramai contohnya menyeragamkan agar semua kakitangan menyimpan alat tulis di dalam laci dan menyediakan sudut khas peribadi pada dinding partition masing-masing. Tiada undang-undang khas berkaitan perkara ini, semuanya perlu diputuskan melalui mesyuarat jawatankuasa masing-masing. Setiap jabatan mempunyai amalan yang berbeza-beza mengikut keperluan.

      Segala usaha ini tiada gunanya jika kita tidak mengekalkannya. Jadi S5 iaitu Sentiasa Amal perlu diterapkan.. Setiap individu dalam jabatan adalah bertanggungjawab terhadap amalan 5S yang ada di pejabat. Setiap individu perlu memastikan 5S ini diamalkan dan dengan itu persekitaran pejabat akan sentiasa selesa dan tersusun.

     Baiklah, sekarang mari kita melawat pejabat saya yang terletak di Aras 8, Blok E12, Kompleks E Putrajaya.



Ini Pejabat Setiausaha Pejabat Timbalan Ketua Akauntan (Operasi). Bilik saya ni biasa je, bagi saya less is more... 2 kerusi tu menghalang pemandangan.. nanti saya alihkan..




Nah lihat, lebih lapang. (hahaha ayat cam Indon jer).. Atas meja saya cuma ada kalendar, planner, tray surat, telefon, printer, kertas memo dan botol air.. Oh! bunga ros pink itu adalah untuk menutup wayar2 yang berselirat.. Selalu orang ingatkan bunga betul tapi sebenarnya bunga tiruan yang saya beli di Alamanda 6 tahun lepas.




Dari tepi agar lebih jelas... Itu bukan bantal busuk.. 




Di sebelah kanan sana pula ialah white board yang telah bertahun-tahun berjasa.. Memaparkan maklumat mesyuarat dan perjalanan bos dan pegawai2.. Rak putih tu saya angkut dari tempat pegawai yang telah bersara dan penggantinya belum sampai.. Tidak ketinggalan jam pink yang dibeli di Tesco, jam ini sentiasa mendahului kita lebih kurang 10 minit.


 

Maklumat rasmi yang penting saya tampal di sini.. Di kanan ialah carta organisasi KPM dan di sebelah kiri ialah carta Organisasi Bahagian Akaun.. Tidak ketinggalan kalendar kuda dan senarai nombor telefon pegawai dan kakitangan yang sering dihubungi bos.. Nombor telefon lain ada dalam buku direktori saya letak berhampiran telefon agar senang nak cari..





Ini tray surat yang ada atas meja saya.. Setiap satunya perlu dilabelkan..



Rak ini juga perlu dilabelkan.. Sebelah kiri atas adalah rujukan, tengah sampul surat dan kanan Letter Head Jabatan. Saya gunakan penutup kotak A4 dan balut dengan kertas. nampak lebih kemas. Di aras tengah pula saya letak buku-buku rujukan, novel dari Dewan Bahasa Dan Pustaka, buku panduan telefon, buku panduan protokol majlis dan lain-lain. Aras bawah sekali saya letak kertas A4, kertas warna, majalah yang saya labelkan sebagai rujukan dan di dalam kotak berbunga tu barang-barang peribadi seperti cawan, milo dan biskut.



penutup kotak A4 saya balut dengan kertas.



Rak besi ini adalah rak lama yang hendak dilupuskan oleh kakitangan lain tapi saya ambil sebab masih boleh digunakan.. Saya simpan fail dan dokumen. Selain tu, kalau saya keluar tinggalkan pejabat contohnya pergi makan, saya akan kuncikan beg tangan di dalam almari ni. Lebih selamat..

Kertas untuk dikitar semula dan bakul sampah pun perlu ada parking supaya tak diletakkan sepah merata-rata..

Laci kami ada 3 tingkat. Setiap tingkat perlu dilabelkan..



Aras pertama yang belabel Rasmi kami simpan alat tulis.. Pen dan pensel saya asingkan.. Untuk cop jawatan dan tarikh saya susunkan dalam satu kotak. Stapler dan penebuk lubang pun ada tempatnya.. tali fail dan klip kertas pun saya asingkan. Gam, gunting, pembaris pendek, liquid paper, highliter dan pisau saya satukan dalam satu kotak. Kotak dan sempadan ni saya buat guna kotak tisu, kotak biskut dan kotak A4 yang saya potong dan balut menggunakan kertas warna.




Laci kedua untuk simpan dokumen berkaitan peribadi contohnya slip gaji, penyata pendapatan, Surat pengesahan jawatan, sijil dan lain-lain.



laci bawah sekali untuk simpan barang peribadi. Saya simpan berus dan ubat gigi, bedak, tabung syiling, makeup dan lain-lain..



bawah meja pulak kami buat parking untuk kasut dan slipar. Setiap kakitangan dibenarkan menyimpan 2 pasang kasut atau selipar sahaja.



Wayar kami balut dalam gelung paip agar nampak lebih kemas dan tersusun.

Setiap orang perlu ada maklumat kehadiran seperti ni.. kalau saya pergi mesyuarat atau bercuti saya akan tukarkan status disini. Maklumat kehadiran ini dibuat mengikut kretiviti zon masing-masing.



Ini ruang menunggu untuk sesiapa yang ingin berjumpa dengan bos. Diletakkan di depan bilik saya. Tak lah cantik sangat tapi boleh lah...



Ini meja bos saya..



Ini pulak tempat bos saya berehat sebentar bersama kit kat.. Ace lihat bunga pepel putih tu... itu lah bunga yg saya gubah



Ini pula kawasan seliaan saya.. terletak betul-betul di depan pintu bilik saya. Mesin faks ini di bawah tanggungjawab saya.



Ini maklumat 'person in charge'





Ini ialah panduan menggunakan mesin faks ini.. bersusah payah saya buat sendiri sambil di bantu oleh internet.. haha



Laci ini untuk simpan faks yang diterima, kertas A4 dan Kertas untuk dikitar semula.



Bahagian cermin tu saya tampalkan dengan doa melihat cermin dan pantun.




Meja perbincangan ini digunakankan kakitangan untuk berbincang dan bergossip pada waktu rehat.. (tapi jarang digunakan sebab letaknya betul-betul depan tingkap bilik bos)




Carta pergerakan pegawai.. merekodkan pergerakan pegawai bagi tempoh sebulan. Pintu sebelah tu adalah pintu bilik perbincangan.

Warna setiap butang magnet melambangkan pergerakan pegawai

Pelan lantai bilik perbincangan

Etika penggunaan bilik perbincangan

Butang untuk off dan on lampu dalam bilik perbincangan.

Peringatan untuk mereka yang menggunakan bilik perbincangan

Sudut 5S Zon Zuhrah.. Merekodkan dan mempamerkan aktiviti 5S setiap zon



Meja kerja Linda.. Sebelum balik, mesti pastikan tiada dokumen atau surat atas meja




Ini meja Fiza.. Kemas dan tersusun



Bulu Ayam dan payung disusun dan ditempatkan di kawasan khas

Fail dan dokumen di simpan dan disusun dengan kemas.

Kaunter aras 8

 

Pintu ke kawasan kaunter aras 8



Ini bunting amalan 5S kami

Ini pula bunting pengiktirafan amalan 5S di Bahagian Akaun.

     Ini sahaja gambar yang sempat saya ambil.. Walaupun kami tak dapat hadiah zon 5S tebaik tapi alhamdulillah, 5S telah berjaya di amalkan di jabatan kami.. Banyak lagi zon lain yang lebih baik dari zon kami tapi saya malu nak amik gamba..