Salam...
Pada 31 Oktober 2011 lepas, Bahagian Akaun KPM telah di iktiraf sebagai jabatan yang mengamalkan 5S.
Makna bagi Akronim 5S ialah
S1- Sisih
S2- Susun
S3- Sapu
S4- Seragam
S5- Sentiasa Amal
Proses untuk mendapatkan 5S ni bukan mudah namun tak mustahil. Kami mengambil masa lebih kurang setahun untuk betul-betul layak di beri beri iktiraf 5S. Proses yang saya rasakan paling sukar ialah proses S1 iaitu proses menyisih.. Terlalu banyak barang dan dokumen yang dirasakan perlu disimpan sedangkan ia sudah layak disisih.. Sehinggakan kerja menyisih perlu dilakukan berulang kali agar dokumen dan barang-barang yang benar-benar perlu sahaja yang disimpan..
Proses S2 juga tak kurang mencabar.. Di sini jawatankuasa yang berkaitan perlu sama-sama berbincang dan "braistorming" untuk mendapatkan kaedah menyusun yang sesuai mengikut keperluan kerja dan jabatan.. Setiap jabatan mempunyai kaedah menyusun yang berbeza. Tiada undang-undang atau garis panduan yang tepat mengenai kaedah menyusun ini kerana penyimpanan dokumen dan barang-barang setiap jabatan adalah berlainan.. Maka, terpulang kepada jawatankuasa masing-masing untuk memutuskan cara mana yang paling sesuai digunakan.
S3- Sapu. Setelah kerja-kerja sisih dan susun dilakukan, semua sampah, habuk dan bahan buangan perlu di sapu dari pejabat itu.. Ini lebih banyak melibatkan tugas pegawai aset.. Kami banyak melupuskan komputer rosak, almari rosak, meja rosak, dokumen yang tidak aktif dan perlu dilupuskan. Di peringkat ini, pegawai aset perlu bertindak proaktif untuk memastikan tiada lambakan barang-barang rosak dan tidak berguna di pejabat. Proses melupuskan pun perlu mengikut prosedur dan pekeliling yang telah ditetapkan dan direkodkan dengan betul.
Bagi peringkat S4 iaitu Seragam, mesyuarat jawatankuasa induk perlu bertindak agar setiap zon mempunyai aturcara 5S yang seragam. Contohnya menyeragamkan kaedah penyimpanan fail dan surat. Di setiap zon juga, setiap individu perlu menyeragamkan kedudukan meja dan peralatan pejabat. Kesepakatan perlu diambil agar keputusan dapat dibuat dan mendapat keputusan yang dipersutujui ramai contohnya menyeragamkan agar semua kakitangan menyimpan alat tulis di dalam laci dan menyediakan sudut khas peribadi pada dinding partition masing-masing. Tiada undang-undang khas berkaitan perkara ini, semuanya perlu diputuskan melalui mesyuarat jawatankuasa masing-masing. Setiap jabatan mempunyai amalan yang berbeza-beza mengikut keperluan.
Segala usaha ini tiada gunanya jika kita tidak mengekalkannya. Jadi S5 iaitu Sentiasa Amal perlu diterapkan.. Setiap individu dalam jabatan adalah bertanggungjawab terhadap amalan 5S yang ada di pejabat. Setiap individu perlu memastikan 5S ini diamalkan dan dengan itu persekitaran pejabat akan sentiasa selesa dan tersusun.
Baiklah, sekarang mari kita melawat pejabat saya yang terletak di Aras 8, Blok E12, Kompleks E Putrajaya.
Ini Pejabat Setiausaha Pejabat Timbalan Ketua Akauntan (Operasi). Bilik saya ni biasa je, bagi saya less is more... 2 kerusi tu menghalang pemandangan.. nanti saya alihkan.. |
Dari tepi agar lebih jelas... Itu bukan bantal busuk.. |
Ini tray surat yang ada atas meja saya.. Setiap satunya perlu dilabelkan.. |
penutup kotak A4 saya balut dengan kertas. |
Kertas untuk dikitar semula dan bakul sampah pun perlu ada parking supaya tak diletakkan sepah merata-rata.. |
Laci kami ada 3 tingkat. Setiap tingkat perlu dilabelkan.. |
Laci kedua untuk simpan dokumen berkaitan peribadi contohnya slip gaji, penyata pendapatan, Surat pengesahan jawatan, sijil dan lain-lain. |
laci bawah sekali untuk simpan barang peribadi. Saya simpan berus dan ubat gigi, bedak, tabung syiling, makeup dan lain-lain.. |
bawah meja pulak kami buat parking untuk kasut dan slipar. Setiap kakitangan dibenarkan menyimpan 2 pasang kasut atau selipar sahaja. |
Wayar kami balut dalam gelung paip agar nampak lebih kemas dan tersusun. |
Setiap orang perlu ada maklumat kehadiran seperti ni.. kalau saya pergi mesyuarat atau bercuti saya akan tukarkan status disini. Maklumat kehadiran ini dibuat mengikut kretiviti zon masing-masing. |
Ini ruang menunggu untuk sesiapa yang ingin berjumpa dengan bos. Diletakkan di depan bilik saya. Tak lah cantik sangat tapi boleh lah... |
Ini meja bos saya.. |
Ini pulak tempat bos saya berehat sebentar bersama kit kat.. Ace lihat bunga pepel putih tu... itu lah bunga yg saya gubah |
Ini pula kawasan seliaan saya.. terletak betul-betul di depan pintu bilik saya. Mesin faks ini di bawah tanggungjawab saya. |
Ini maklumat 'person in charge' |
Ini ialah panduan menggunakan mesin faks ini.. bersusah payah saya buat sendiri sambil di bantu oleh internet.. haha |
Laci ini untuk simpan faks yang diterima, kertas A4 dan Kertas untuk dikitar semula. |
Bahagian cermin tu saya tampalkan dengan doa melihat cermin dan pantun. |
Meja perbincangan ini digunakankan kakitangan untuk berbincang dan bergossip pada waktu rehat.. (tapi jarang digunakan sebab letaknya betul-betul depan tingkap bilik bos) |
Carta pergerakan pegawai.. merekodkan pergerakan pegawai bagi tempoh sebulan. Pintu sebelah tu adalah pintu bilik perbincangan. |
Warna setiap butang magnet melambangkan pergerakan pegawai |
Pelan lantai bilik perbincangan |
Etika penggunaan bilik perbincangan |
Butang untuk off dan on lampu dalam bilik perbincangan. |
Peringatan untuk mereka yang menggunakan bilik perbincangan |
Sudut 5S Zon Zuhrah.. Merekodkan dan mempamerkan aktiviti 5S setiap zon |
Meja kerja Linda.. Sebelum balik, mesti pastikan tiada dokumen atau surat atas meja |
Ini meja Fiza.. Kemas dan tersusun |
Bulu Ayam dan payung disusun dan ditempatkan di kawasan khas |
Fail dan dokumen di simpan dan disusun dengan kemas. |
Kaunter aras 8 |
Pintu ke kawasan kaunter aras 8 |
Ini bunting amalan 5S kami |
Ini pula bunting pengiktirafan amalan 5S di Bahagian Akaun. |
Ini sahaja gambar yang sempat saya ambil.. Walaupun kami tak dapat hadiah zon 5S tebaik tapi alhamdulillah, 5S telah berjaya di amalkan di jabatan kami.. Banyak lagi zon lain yang lebih baik dari zon kami tapi saya malu nak amik gamba..
No comments:
Post a Comment